Für HR- und Personalteams

HR-Dokumente umbenennen nach Mitarbeiter, Datum und Typ

Zush liest Lebensläufe, Angebotsschreiben, Einarbeitungsformulare, Beurteilungen, Richtlinien und exportierte Datensätze und vergibt konsistente, durchsuchbare Dateinamen. Nutzen Sie es mit vorhandenen Ordnern, freigegebenen Laufwerken, ATS-Downloads und HRIS-Exporten auf Mac oder Windows.

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Herunterladen für Windows
  • Funktioniert mit Ihren vorhandenen Ordnern
  • Offline-KI für vertrauliche Datensätze
  • Vorschau vor jeder Umbenennung

Organisation von HR-Dateien

Beim Wechsel zwischen HR-Systemen bewahren Dateinamen den Kontext

Zush hilft Personalteams bei der Organisation der Dokumente, die vor, neben und außerhalb eines ATS oder HRIS gespeichert sind.

  • HR-Generalisten und kleine Teams

    Halten Sie Einarbeitungs-, Personaländerungs-, Beurteilungs- und Austrittsdokumente in Finder, Datei-Explorer, OneDrive, Dropbox oder auf einem Netzwerklaufwerk verständlich.

  • Personalbeschaffung und Talentakquise

    Verwandeln Sie ATS-Downloads, Lebensläufe, Portfolios, Interviewnotizen, Scorecards und unterzeichnete Angebote in einen konsistenten Kandidatendatensatz, bevor Sie ihn übergeben oder archivieren.

  • Personalbetrieb und HRIS Administratoren

    Standardisieren Sie Dateinamen bei Aufnahme, Migration und Export, damit Mitarbeiterdatensätze ihren Kontext behalten, wenn sie zwischen Systemen verschoben oder das HRIS verlassen.

Machen Sie aus jedem HR-Ordner eine durchsuchbare Mitarbeiterakte

Extrahieren Sie die Mitarbeiter- oder Kandidaten-ID, das Datum, den Typ, die Rolle, die Abteilung, das Gültigkeitsdatum, den Zeitraum und den Status des Dokuments, die bereits in jeder Datei enthalten sind. Ihre Vorlage bestimmt, was im Dateinamen erscheint und in welcher Reihenfolge.

Tippen Sie auf ein Feld, um das Ergebnis anzuzeigen

scan_0048.pdfEMP-1042 – 03.08.2026 – Anmeldung zu Sozialleistungen

Ihre Vorlage entscheidet, welche Felder im Dateinamen erscheinen. Führen Sie die Extraktion lokal mit Offline-KI oder über das von Ihrer Organisation gesteuerte Anbieterkonto mit BYOK aus.

Organisieren Sie sensible HR-Dokumente nach Ihren Wünschen

Wählen Sie basierend auf den Dokumenten im Arbeitsablauf die lokale Verarbeitung, den von Ihrem Unternehmen zugelassenen KI-Anbieter oder die von Zush verwaltete KI. Quelldateien bleiben dort, wo Ihr Team sie bereits aufbewahrt.

Offline-KI mit lokalen Modellen

Bewahren Sie Dateien auf dem Gerät auf

Organisieren Sie unterstützte Mitarbeiter- und Kandidatendateien mit lokalen Ollama-Modellen auf dem Mac - oder Windows -PC, wo sie gespeichert sind. Dokumentinhalte werden nicht an Zush oder einen KI-Anbieter gesendet.

Verwenden Sie das KI-Anbieterkonto Ihrer Organisation

BYOK

Verbinden Sie das von Ihrer Organisation genehmigte KI-Anbieterkonto und -modell. Der API-Schlüssel bleibt im sicheren lokalen Speicher, während der Anbieter die von Ihnen ausgewählten Dokumente verarbeitet.

Beginnen Sie mit verwalteter KI

Schnellste Einrichtung

Verwenden Sie die von Zush verwaltete KI für Musterdokumente oder nicht vertrauliche Dokumente und eine schnelle Auswertung. Wählen Sie Offline-KI oder BYOK, wenn Personalakten eine andere Verarbeitungsrichtlinie erfordern.

Zush wird niemals zum Aufzeichnungssystem für Mitarbeiter- oder Kandidatendateien: Es benennt Dokumente an Ort und Stelle um und speichert sie nicht. Ihre Organisation wählt für jeden Arbeitsablauf aus, wie Dokumentinhalte verarbeitet werden. Lesen Sie, wie die Modi mit Daten umgehen

Fügen Sie den HR-Tools, die Sie bereits verwenden, eine konsistente Dateiorganisation hinzu

Nutzen Sie Zush als Benennungsebene zwischen E-Mail, Downloads aus der Personalgewinnung, Scannern, freigegebenen Ordnern und Ihrem ATS oder HRIS.

  1. Definieren Sie die HR-Benennungsregel

    Erstellen Sie eine Vorlage aus Mitarbeiter- oder Kandidaten-ID, Dokumentdatum, Typ, Rolle, Abteilung, Überprüfungszeitraum, Status und allen Feldern, die Ihr Personalteam verwendet.

  2. Führen Sie es bei der Aufnahme oder beim Export aus

    Organisieren Sie die Kopie eines Mitarbeiterordners, Downloads aus der Personalgewinnung, gescannte Einarbeitungsunterlagen, Richtlinienbestätigungen oder ATS- und HRIS-Exporte, ohne Dateien auf eine neue Plattform zu verschieben.

  3. Genehmigen Sie die durchsuchbaren Dateinamen

    Überprüfen Sie den gesamten Stapel, korrigieren Sie Ausnahmen und wenden Sie ihn mit dem Umbenennungsverlauf an. Überwachen Sie dann wiederkehrende Aufnahmeordner mit derselben Regel.

Erstellen Sie eine Benennungskonvention für MitarbeiterdateienEingehende Einarbeitungsunterlagen organisierenOrganisieren Sie Kandidaten- und Rekrutierungsdateien

Funktioniert mit deinen Cloud-Ordnern

  • iCloud Drive
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Box

Ein Organizer für Dateien im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus

Erstellen Sie getrennte Benennungsregeln für Personalgewinnung, Einarbeitung, Personaländerungen, Leistung, Richtlinienbestätigungen und Austritt. Die mitarbeiterbezogene Struktur bleibt dabei einheitlich.

Rekrutierungs- und Kandidatenakten

Benennen Sie Lebensläufe, Portfolios, Interviewnotizen, Scorecards, Hintergrundüberprüfungsdokumente und Angebote nach Kandidat, Rolle, Datum und Status.

Rivera Sofia – Produktdesigner – Angebot – Signiert.pdf

Einarbeitungsunterlagen

Halten Sie unterschriebene Angebote, Steuerformulare, Leistungswahlen, Ausweisdokumente, Ausrüstungsvereinbarungen und Versicherungsbestätigungen getrennt.

EMP-1042 – 05.08.2026 – Leistungsanmeldung.pdf

Mitarbeiterwechsel

Organisieren Sie Beförderungsschreiben, Vergütungsänderungen, Versetzungen, Urlaubsunterlagen und flexible Arbeitsvereinbarungen nach Datum und Status des Inkrafttretens.

EMP-1042 – Aktion – gültig ab 01.09.2026.pdf

Leistung und Entwicklung

Benennen Sie Überprüfungsformulare, Ziele, Entwicklungspläne, Schulungszertifikate und Managernotizen nach Mitarbeiter und Überprüfungszeitraum.

EMP-1042 – Leistungsüberprüfung – 2026 H1.pdf

Richtlinien und Danksagungen

Separate Handbücher, Sicherheitsschulungen, Verhaltenskodex-Bestätigungen und Richtlinienaktualisierungen nach Mitarbeiter, Richtlinie und Datum.

EMP-1186 – Bestätigung der Sicherheitsrichtlinie – 22.07.2026.pdf

Austritt und Archivierung

Wandeln Sie Austrittsformulare, Geräterückgaben, Abschlussbriefe und exportierte Personalakten in übersichtliche Dateien um, bevor Sie sie aufbewahren oder archivieren.

EMP-1042 – Geräterückgabe – Abgeschlossen – 04.10.2026.pdf

Was ändert sich an einer besseren Organisation von HR-Dateien?

Es geht nicht um schönere Dateinamen, sondern um eine verständliche Mitarbeiterakte, deren Kontext in jedem freigegebenen Prozess erhalten bleibt.

Erkennen Sie die Akte, bevor Sie sie öffnen

Mitarbeiter- oder Kandidaten-ID, Dokumenttyp, Rolle, Zeitraum und Status verwandeln eine Ordnerliste in einen nützlichen Index statt in eine Wand aus Downloads und Scannummern.

Erleichtern Sie die Überprüfung von Lebenszyklusübergaben

Konsistente Namen helfen der Personalbeschaffung, der Personalabteilung, den Managern, der Gehaltsabrechnung, der IT und dem Betrieb zu verstehen, was eine Datei ist, wenn sie einen genehmigten Arbeitsablauf durchläuft.

Behalten Sie den Kontext außerhalb von HRIS bei

Selbstbeschreibende Dateinamen bleiben in genehmigten Exporten, Migrationsbatches, freigegebenen Ordnern, Mitarbeiterpaketen und Aufbewahrungsarchiven nützlich.

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14 Tage Geld-zurück-Garantie • Sicher über Paddle

HR-Dokumentenorganisation, beantwortet

So funktioniert die KI-Dateiorganisation mit Mitarbeiterordnern, Downloads aus der Personalgewinnung, HRIS- und ATS-Exporten, vertraulichen Datensätzen, Vorschau und Rückgängigmachen.

Verwenden Sie HRIS oder ATS als Aufzeichnungssystem und organisieren Sie dann die umliegenden Dateien nach Mitarbeiter- oder Kandidaten-ID und einem konsistenten Dateinamen, der aus Dokumentdatum, -typ, -rolle oder -abteilung, Zeitraum und Status besteht. Halten Sie vertrauliche persönliche Daten aus Dateinamen fern, es sei denn, die Richtlinien Ihrer Organisation erfordern dies.

Organisieren Sie einen kopierten HR-Ordner mit Zush

Beginnen Sie mit einem Ordner aus Downloads der Personalgewinnung, Einarbeitungsformularen oder exportierten Mitarbeiterdokumenten. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Dateinamen, verfeinern Sie die Benennungsregel und machen Sie den Stapel bei Bedarf rückgängig.

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